Email Zustellungsfehler

So bequem Email ist, so häufig kommt es bei der Nutzung leider auch zu Problemen. Die häufigsten Probleme und ihre Behebung versuchen wir in diesem Artikel zu beschreiben:

Probleme beim Empfang von Emails:

Wenn Sie von einem bestimmten Absender eine Email erwarten, diese aber nicht bei Ihnen eintrifft, kommen folgende Ursachen in Frage:

  • Der Absender hat eine fehlerhafte Email-Adresse benutzt
    In diesem Fall sollte der Absender im Idealfall sofort, spätestens aber innerhalb weniger Stunden eine Unzustellbarkeits-Fehlermeldung erhalten. In seltenen Fällen kommt es vor, dass die fehlerhaft eingegebene Adresse zufällig bei einem anderen Anbieter existiert und die Email tatsächlich – an den falschen Empfänger – zugestellt wurde. Dies ist dann nur feststellbar, wenn der Absender von diesem Empfänger eine Rückmeldung erhält. Klären Sie vorsichtshalber mit dem Absender, ob die Email-Adresse richtig übermittelt wurde.
  • Die Email Ihres Kommunikationspartners steckt im Greylisting fest
    Greylisting ist ein Mechanismus, den wir zur Spam-Abwehr nutzen. Er funktioniert im Prinzip so: Sendet Ihnen jemand eine Email und ist die Kombination aus Absenderadresse, Empfängeradresse und absendendem Email-Server in unserem System bisher unbekannt, so wird dem absendenden System zunächst ein Zustellungsfehler angezeigt (“Dienst vorübergehend nicht erreichbar”) – das Ziel ist, dass der Absender es nach wenigen Minuten erneut versuchen soll, was alle normal konfigurierten Email-Systeme auch tun, die meisten Spam-Quellen aber nicht. Die maximale Verzögerung sollte hierbei 10 Minuten betragen. Eine einmal bekannte Kombination aus Absender, Empfänger und Email-Server wird nicht erneut blockiert, weitere Emails werden also ohne Verzögerung zugestellt.
    Es gibt einige Mail-Dienstleister, die mit ganzen Serverfarmen für die Mailzustellung arbeiten – in diesem Fall kann der Greylist-Filter ein Problem haben, weil die weiteren Zustellversuche immer von einem anderen Server erfolgen und die bereits bekannte Kombination nicht oder erst sehr spät erneut auftritt. Bei bekannten großen Dienstleistern (Google, Microsoft u.a.) haben wir das gelöst, indem deren Serverfarmen auf einer “weißen Liste” eingetragen wurden und ohne Greylisting zustellen dürfen.
  • Die Email wurde als Spam eingestuft, aber an Sie zugestellt
    In diesem Fall finden Sie die Email höchstwahrscheinlich in Ihrem “Junk” oder “Spam” Email-Ordner. Sie können sogar im ISPconfig einstellen, ob als solche erkannte Emails schon auf dem Mailserver in diese Ordner verschoben werden sollen. Damit können Sie sie immer noch abrufen, sie tauchen aber nicht mehr direkt in Ihrem Posteingang auf.
  • Die Email wurde als Spam eingestuft und abgewiesen
    In diesem Fall sollte der Absender eine Fehlermeldung erhalten haben. Die Abweisung erfolgt nur dann, wenn der Absende-Server in einer öffentlichen “schwarzen Liste” eingetragen ist, oder grundlegende Standards für die Übermittlung von Emails nicht einhält. Falls Ihr Kommunikationspartner eine Zustellungs-Fehlermeldung erhalten hat, kann er sich damit an seinen Internet-Dienstleister wenden und klären lassen, warum diese Email abgewiesen wurde. In dringenden Fällen helfen wir im Rahmen unserer Möglichkeiten gern weiter, auch wenn wir Konfigurationsprobleme der Gegenseite i.d.R. nicht beheben können.

Probleme beim Versand von Emails:

Ihre Email kommt nicht beim Empfänger an, oder Sie erhalten eine Fehlermeldung:

  • Ihr Email-Programm meldet sofort nach Versand “Relay Access Denied”
    Sie haben einen Einstellungsfehler in Ihrem Mailprogramm und versuchen, Emails ohne Angabe von Benutzernamen und Passwort zu versenden – prüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Mailprogramms. Benutzen Sie dazu gern unsere Anleitungen und Hilfen.
  • Ihr Empfänger teilt mit, er habe keine Mail erhalten, Sie haben keine Zustellungs-Fehlermeldung bekommen
    In diesem Fall wurde Ihre Email höchstwahrscheinlich zugestellt und ist entweder durch einen Adressierungsfehler beim falschen Empfänger angekommen, oder aber beim richtigen Empfänger versehentlich als “Spam” eingestuft und entsprechend verschoben worden. Prüfen Sie die Zieladresse auf Richtigkeit – ist kein Fehler feststellbar, bitten Sie den Empfänger, seinen “Junk” oder “Spam” Ordner zu überprüfen.
    Manche Zielsysteme nutzen ebenfalls Greylisting – dann kann es zu Verzögerungen bei der Zustellung kommen, diese sollten aber auch in ungünstigen Fällen 30 Minuten nicht überschreiten. Sollte das Zielsystem eine größere Störung haben, versuchen unsere Server bis zu 5 Tage lang weiterhin die Zustellung.
    In dringenden Fällen können wir auf Anfrage prüfen, ob die Mail von unserem System ordnungsgemäß übergeben wurde. Ist dies der Fall, kann nur der Empfänger bei seinem Dienstleister eine weitere Überprüfung veranlassen.
  • Sie haben eine Zustellungs-Fehlermeldung erhalten
    Dieses Thema ist komplexer – es gibt folgende Möglichkeiten:

    • Falsche Empfängeradresse
      Das ist das kleinste Problem – prüfen Sie die Schreibweise der Empfängeradresse und versuchen Sie es erneut
    • Das Postfach des Empfängers ist voll
      Kaum zu glauben, aber so etwas passiert auch heute immer noch, wenn es auch eher ein seltener Fehler geworden ist. Sollten Sie eine englischsprachige Fehlermeldung erhalten haben, schauen Sie nach Begriffen wie “Recipient’s mailbox is full”
    • Der Server des Empfängers war zu lange nicht erreichbar
      Dieser Fehler sollte natürlich möglichst gar nicht auftreten – Ihr Kommunikationspartner müsste bemerken, wenn sein Mailsystem nicht richtig arbeitet, und sich mit seinem Dienstleister in Verbindung setzen. Sie werden diese Fehlermeldung i.d.R. erst bekommen, wenn Ihre Email 5 Tage lang nicht zugestellt werden konnte.
    • Der Server des Empfängers hat Ihre Email wegen “Spam”-Verdacht zurückgewiesen
      Wichtig: Bitte setzen Sie sich in solchen Fällen immer (!) mit uns in Verbindung!
      In diesem Fall verwaltet der Dienstleister des Empfängers entweder eine eigene “schwarze Liste” oder der für Ihre Email zuständige Mailserver ist auf einer öffentlichen Liste gelandet. Wenn Sie eine entsprechende Fehlermeldung erhalten, leiten Sie diese bitte an uns weiter, da wir in diesem Fall entweder mit dem Betreiber des Empfängersystem Kontakt aufnehmen oder die Ursache des Listeneintrags finden und beseitigen müssen.
      Auch wenn solche Fehlermeldungen oftmals einen Link zur Überprüfung der Fehlerursache und zum Austragen (“Delisting”) des Servers aus der Block-Liste enthalten, dürfen Sie dies unter keinen Umständen einfach selbst probieren, da damit der Grund für den Eintrag nicht festgestellt und behoben werden kann. Erfolgt dann ein erneuter Eintrag, kann die Austragung u.U. sehr viel länger dauern.

 

Wenn Sie ein Email-Problem haben, das von den o.g. Punkten nicht erfasst wird, sprechen Sie uns bitte an – alles ist lösbar.